Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?

Deze website en het Finturion-platform zijn van Finturion B.V.

KvK-nummer

42100150

BTW-identificatienummer

NL869723753B01

E-mail

info@finturion.nl

Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor de gegevens die je via de formulieren op deze website achterlaat: Finturion B.V.

Finturion werkt samen met Administratiekantoor Vorstman: dat kantoor voert de boekhouding en de aangiftes van klanten, Finturion verzorgt de techniek die de facturen en bankmutaties daarvoor klaarzet. Wie van beide voor welke verwerking de verwerkingsverantwoordelijke is, en wie verwerker: [[ROLVERDELING FINTURION EN ADMINISTRATIEKANTOOR VORSTMAN INVULLEN]].

2. Wat verzamelen we via deze website?

Op finturion.nl staan formulieren waarmee je contact kunt opnemen of een adviesgesprek kunt aanvragen. Alleen wat je daar zelf invult wordt opgeslagen — er staat geen enkel formulier op de site dat gegevens op de achtergrond verzamelt.

2.1 Contactformulier (homepage)

Wat gebeurt ermee? De aanvraag wordt opgeslagen in een lijst in de Microsoft 365-/SharePoint-omgeving van Finturion, en er gaat een melding met dezelfde gegevens per e-mail naar het kantoor, zodat iemand je vraag oppakt.

Doel: je vraag beantwoorden en contact met je opnemen. Grondslag: de uitvoering van of voorbereiding op een overeenkomst met jou, dan wel ons gerechtvaardigd belang om een vraag te beantwoorden die je zelf hebt gesteld.

2.2 Adviesgesprek of terugbelverzoek (abonnements- en demopagina's)

Wat gebeurt ermee? Hetzelfde als bij het contactformulier: opslag in een lijst in de Microsoft 365-/SharePoint-omgeving van Finturion, plus een meldingsmail naar het kantoor.

Doel: je terugbellen of een adviesgesprek inplannen. Grondslag: de uitvoering van of voorbereiding op een overeenkomst met jou.

2.3 Wat deze website níet doet

• Er staat geen analytics-, statistiek- of advertentiescript op finturion.nl. We meten je gedrag op de site niet en volgen je niet over andere websites.
• finturion.nl zet zelf geen cookies. Daarom is er ook geen cookiebanner.
• Je gegevens worden niet verkocht en niet voor advertentiedoeleinden gebruikt.

De lettertypen worden vanaf onze eigen server geladen, niet bij Google Fonts. Je browser legt bij het bekijken van finturion.nl dus geen verbinding met Google of een ander extern domein.

Eén ding gebeurt wél, en hoort hier eerlijk bij:

• Zoals bij elke website ziet de webserver technisch je IP-adres. De site draait op Microsoft Azure, in de EU (regio Zweden). Wij hebben de toegangs- en applicatielogging op die server uitgezet: er worden door ons dus geen IP-adressen of bezoekgegevens vastgelegd of bewaard. Microsoft verwerkt verkeersgegevens wel op platformniveau, als onderdeel van het draaiend houden van de hosting.

3. Wat verwerken we als je klant wordt?

Word je klant, dan gaat het om meer dan een contactformulier. Hieronder staat per categorie wat er dan verwerkt wordt.

3.1 Je account voor het klantportaal (mijn.finturion.nl)

• Je e-mailadres (dat is tevens je gebruikersnaam).
• Je wachtwoord, uitsluitend als onomkeerbare versleutelde weergave (bcrypt-hash). Het wachtwoord zelf wordt nergens bewaard en is bij ons niet in te zien.
• Bij welke administratie je account hoort, welk abonnement je hebt en of het account actief is.

Als je inlogt, wordt één functionele cookie gezet. Die is ondertekend, niet leesbaar voor scripts in je browser (HttpOnly) en maximaal 30 dagen geldig. Hij is nodig om ingelogd te blijven en wordt niet voor analyse of advertenties gebruikt.

Doel: je toegang geven tot je eigen cijfers. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

3.2 Gegevens uit de onboarding

Bij het inrichten van je account vragen we je bedrijfsnaam, KVK-nummer en BTW-nummer, plus je voorkeuren voor de automatische koppelingen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, en voor de fiscale gegevens ook onze wettelijke verplichtingen.

3.3 Je administratie: facturen, bonnen en bankmutaties

De kern van de dienst is dat wij je inkoop- en verkoopfacturen, bonnen en bankmutaties verwerken. In die documenten zitten in de praktijk persoonsgegevens, ook van andere mensen dan jij:

• namen van contactpersonen bij je klanten en leveranciers;
• IBAN's en andere betaalgegevens, in bankmutaties en soms op facturen zelf;
• adresgegevens, soms in combinatie met een naam en daardoor herleidbaar tot een persoon;
• KvK- en BTW-nummers — bij een eenmanszaak kan een BTW-nummer een BSN bevatten;
• omschrijvingen op bonnen en declaraties, die indirect iets kunnen zeggen over een persoon (bijvoorbeeld een bonnetje op naam van een medewerker).

Wij verwerken deze gegevens omdat ze in de documenten staan die jij ons aanlevert, niet omdat we ze apart uitvragen. Doel: je administratie voeren en je aangiftes verzorgen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, en de wettelijke administratie- en bewaarplicht die op een boekhouding rust.

3.4 Logging en traceerbaarheid

Om te kunnen achterhalen wat er met een document gebeurd is, houdt het platform bij:

• welke actie op welk moment op welke administratie is uitgevoerd (bijvoorbeeld: een factuur geclassificeerd, een bankregel afgeletterd, de onboarding afgerond);
• van elke factuur die naar Exact Online is doorgestuurd: de administratie, de bestandsnaam, de leverancier, het bedrag en het tijdstip;
• welke categorisatie- en matchingkeuzes gemaakt zijn, zodat het systeem vergelijkbare gevallen later zelf herkent.

Doel: controleerbaarheid van de boekhouding en foutherstel. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een controleerbare verwerking, en de wettelijke administratieplicht.

4. Met wie delen we gegevens?

Finturion is geen alleenstaand systeem: de dienst is opgebouwd uit een aantal externe diensten. Hieronder staat precies welke, en waarvoor.

Met partijen die voor ons persoonsgegevens verwerken, horen verwerkersovereenkomsten te bestaan waarin staat wat zij met die gegevens wel en niet mogen doen. De status daarvan per partij: [[STATUS VERWERKERSOVEREENKOMSTEN INVULLEN]].

Daarnaast kunnen wij gegevens verstrekken als we daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst.

5. Doorgifte buiten de EU

De website, het klantportaal en het kantoordashboard draaien op Azure in de regio Zweden, dus binnen de EU. De opslag in Microsoft 365/SharePoint hoort bij dezelfde Europese omgeving.

Niet alle genoemde partijen zijn in de EU gevestigd of verwerken uitsluitend binnen de EU. Welke verwerkingen buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvinden en op welke grondslag die doorgifte rust (bijvoorbeeld standaardcontractbepalingen of een adequaatheidsbesluit): [[DOORGIFTE BUITEN DE EER EN HET MECHANISME DAARVOOR INVULLEN]].

6. Hoe lang bewaren we je gegevens?

Op de boekhouding zelf rust een wettelijke bewaarplicht; op een contactaanvraag niet. De concrete termijnen die Finturion aanhoudt:

Contact- en adviesaanvragen via de website

Twee jaar na je laatste contact met ons. Wordt je aanvraag geen klantrelatie, dan verdwijnt hij daarna; word je wel klant, dan gaat de aanvraag op in je klantdossier.

Facturen, bonnen, bankmutaties en de daaruit gehaalde gegevens

Zeven jaar. Dat is geen keuze van ons: op de administratie rust een wettelijke fiscale bewaarplicht van zeven jaar (artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen). Ook als je geen klant meer bent, mogen en moeten we deze gegevens die termijn bewaren.

Je account voor het klantportaal

Zes maanden na opzegging. Daarna vervalt je inlog en kun je niet meer bij het portaal. Let op: dat staat los van de administratie zelf — die valt onder de wettelijke bewaarplicht hierboven en blijft dus langer bestaan, ook al kun je er via het portaal niet meer bij.

Logging, audit-trail en matchingbeslissingen

Twaalf maanden. Hierin staat welke handeling wanneer is gedaan — nodig om achteraf te kunnen nagaan hoe een boeking tot stand is gekomen.

7. Hoe beveiligen we je gegevens?

• De website, het portaal en het dashboard zijn alleen via een versleutelde verbinding (HTTPS) bereikbaar; browsers worden geïnstrueerd nooit terug te vallen op een onversleutelde verbinding.
• Wachtwoorden van portaalaccounts worden alleen als onomkeerbare hash (bcrypt) opgeslagen, nooit als leesbare tekst.
• De inlogsessie loopt via een ondertekende cookie die niet uitleesbaar is voor scripts, en die na maximaal 30 dagen verloopt — ook als de cookie zelf nog in je browser staat.
• Bij herhaald mislukt inloggen wordt verder proberen tijdelijk geblokkeerd, en foutmeldingen verraden niet of een e-mailadres bij ons bekend is.
• Elke klant ziet in het portaal alleen zijn eigen administratie.

8. Geautomatiseerde besluitvorming

Het platform doet vóórwerk, geen besluiten. De automatische factuurherkenning en de voorstellen voor de juiste grootboekrekening zijn voorstellen: een medewerker van het kantoor controleert ze voordat er iets in Exact Online wordt verwerkt. Er worden geen besluiten over jou genomen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en rechtsgevolgen voor je hebben.

9. Jouw rechten

Je hebt op grond van de AVG het recht om:

• in te zien welke persoonsgegevens we van je verwerken;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen een verwerking die op ons gerechtvaardigd belang berust;
• je gegevens in een gangbaar bestandsformaat over te laten dragen;
• een eerder gegeven toestemming weer in te trekken.

Een verzoek stuur je naar info@finturion.nl. We reageren binnen één maand. Om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen we je vragen je identiteit aannemelijk te maken.

Let op: een verzoek tot verwijdering kan botsen met de wettelijke bewaarplicht voor een boekhouding. In dat geval kunnen we de gegevens niet verwijderen zolang die plicht geldt; we leggen dan uit welk deel wel en welk deel niet verwijderd kan worden.

Sta je niet zelf bij ons in de administratie, maar komt je naam voor op een factuur of bankmutatie van een van onze klanten? Dan is die klant de eerste ingang voor je verzoek. Meld je het bij ons, dan zetten we je in contact of pakken we het in overleg met die klant op.

10. Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens of met je verzoek omgaan, dan horen we dat graag eerst zelf, zodat we het kunnen oplossen. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Wijzigingen

Verandert de dienst, dan verandert deze verklaring mee. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum hieronder.

Versie: concept van 11 september 2026.